Privatlivspolitik

Hvem er dataansvarlig?

Tinas Rum v/Tina Madsen er dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles i forbindelse med booking og psykoterapeutiske samtaler. Henvendelser om persondata og rettigheder kan sendes til kontakt@tinasrum.dk.

Tina er uddannet psykoterapeut og er ikke autoriseret psykolog eller anden autoriseret sundhedsperson.

Hvilke oplysninger behandler vi?

Ved booking behandler vi navn, e-mailadresse, telefonnummer, samtaletype, mødeform, pris og tidspunkt. Du kan frivilligt skrive en kort beskrivelse af, hvad du selv ønsker hjælp til. Beskrivelsen overføres til den krypterede journal og behandles kun, når du samtidig giver udtrykkeligt samtykke til relevante helbredsoplysninger om dig.

Indtast ikke CPR-nummer, akutte oplysninger eller følsomme oplysninger om andre deltagere i bookingformularen eller almindelig e-mail. Den korte beskrivelse sendes ikke i bookingmails.

Hvis et aftalt forløb har et klippekort, registrerer journalen kortets type, antal klip, saldo, gyldighed og ændringshistorik. Betalingskortoplysninger gemmes aldrig i journalen.

Formål og behandlingsgrundlag

• Booking og praktisk kontakt: For at indgå og opfylde aftalen om en samtale, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b.
• Terapinoter: For at understøtte kontinuitet og kvalitet i det aftalte forløb, jf. artikel 6, stk. 1, litra b, og kun efter dit udtrykkelige samtykke til helbredsoplysninger, jf. artikel 9, stk. 2, litra a.
• Lovkrav: Oplysninger, der er nødvendige for bogføring eller andre konkrete retlige forpligtelser, behandles efter artikel 6, stk. 1, litra c.
• Retskrav: Begrænsede oplysninger kan i en konkret tvist opbevares, hvis det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, og artikel 9, stk. 2, litra f.

Samtykke til terapinoter

Samtykke til terapinoter er frivilligt og adskilt fra selve bookingen. Du kan derfor booke uden at samtykke til digitale terapinoter og ved blot at lade beskrivelsesfeltet stå tomt. Hvis du vælger at skrive, hvad du ønsker hjælp til, kræver formularen det udtrykkelige samtykke, før beskrivelsen kan overføres til journalen. Du kan til enhver tid trække samtykket tilbage ved at skrive til kontakt@tinasrum.dk. Tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der skete før tilbagetrækningen. Herefter oprettes ingen nye følsomme noter, og behovet for sletning vurderes uden unødig forsinkelse.

Opbevaring og sletning

• Almindelige booking- og kontaktoplysninger gennemgås og slettes som udgangspunkt senest 24 måneder efter samtalen.
• Aflyste bookinger gennemgås og slettes som udgangspunkt senest 12 måneder efter aflysningen.
• Terapinoter gennemgås og slettes som udgangspunkt senest 36 måneder efter den seneste samtale, medmindre kortere opbevaring følger af et tilbagetrukket samtykke, eller længere opbevaring er konkret nødvendig på grund af et retskrav.
• Simply oplyser, at webhotelbackups normalt opbevares i 30 dage. Hvis en backup gendannes, genanvendes journalens dokumenterede sletteliste.

Fristerne kontrolleres mindst én gang årligt. Arkivering i brugerfladen er ikke det samme som sletning.

Modtagere og databehandlere

Simply.com leverer webhotel, database, backup og e-mail og behandler derfor oplysninger på Tinas Rums vegne. Kontaktmails kan tilgås i Microsoft Outlook. Oplysninger videregives ikke til markedsføring og sælges aldrig. Journalnotater sendes ikke i e-mail og må ikke indsættes i AI-tjenester.

WordPress-bookingen kan kun sende minimale, signerede bookingoplysninger én vej til den krypterede journal. WordPress kan ikke hente journalnotater. Bloggeneratoren er teknisk adskilt fra journalen og må kun modtage offentlige emneord og redaktionelle instruktioner — aldrig booking- eller klientdata.

Sikkerhed

Journaloplysninger krypteres i applikationen med AES-256-GCM, før de gemmes i databasen. Adgang kræver Tinas passkey/Touch ID, private svar må ikke caches, og journalen låses efter fem minutters inaktivitet. Adgang og væsentlige ændringer registreres i en aktivitetslog.

Dine rettigheder

Du kan anmode om indsigt, rettelse, sletning, begrænsning og i relevante tilfælde dataportabilitet eller gøre indsigelse. Skriv til kontakt@tinasrum.dk. Vi svarer som udgangspunkt senest inden en måned og kan bede om nødvendige oplysninger til at bekræfte din identitet.

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med behandlingen af dine personoplysninger.

Brud på persondatasikkerheden

Et muligt databrud undersøges og dokumenteres straks. Hvis bruddet sandsynligvis indebærer en risiko for berørte personer, anmeldes det til Datatilsynet uden unødig forsinkelse og om muligt inden 72 timer. Berørte personer informeres, når reglerne kræver det.